Dispersip Banda Aceh Tertibkan Arsip untuk Disimpan dalam Record Center

SERAMBINEWS.COM, BANDA ACEH - Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Dispersip) Kota Banda Aceh melaksanakan finalisasi laporan kegiatan dinas dan dilanjutkan dengan prosesi penyerahan berkas arsip in aktif untuk kemudian disimpan dalam record center atau depo arsip.

Kegiatan penertiban arsip ini berlangsung di Aula Kantor Dispersip Banda Aceh pada Kamis (12/1/2023) menindaklanjuti Undang-Undang nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan.

Penyerahan box arsip in aktif tersebut dilakukan oleh para Kabid dan Kasubbag kepada Sekretaris Dispersip Mulizar dan kemudian diberikan kepada Kadispersip Alimsyah selaku penanggung jawab depo arsip Banda Aceh untuk disimpan ke dalam record center/depo arsip.

Dalam sambutannya, Kadispersip Alimsyah menyampaikan apresiasi atas kinerja bidang arsip hingga penyimpanan pada record center.

• Diskominfo Aceh Singkil Luncurkan Aplikasi Manajemen Persuratan dan Arsip Elektronik 

"Ini semua sangat memudahkan pengelola arsip untuk menjaga keselamatan arsip serta untuk memudahkan penemuan arsip yang kita butuhkan nantinya," katanya.

Ia pun berharap best practice tersebut dapat dibagi dengan OPD di lingkungan Pemko Banda Aceh guna mewujudkan azas tertib arsip sesuai amanat Undang-Undang nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan.

Alimsyah menjelaskan arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya secara terus-menerus.

"Atinya arsip yang kegiatannya sedang berjalan pada bidang masing-masing, yaitu arsip tahun 2022 dan 2021. Dan pengarsipan dokumen itu ada pada bidang masing-masing OPD," katanya.

Sementara arsip in aktif merupakan arsip yang frekuensi penggunaannya sudah menurun.

"Maknanya arsip yang sudah jarang digunakan, yaitu arsip tahun 2019 dan 2020. Pengarsipan arsip in aktif ada pada sekretariat, disimpan dalam record center," katanya lagi.

"Adapun record center sendiri adalah sebuah ruangan yang dipergunakan untuk menyimpan arsip dengan sarana rak arsip dan box arsip sesuai ketentuan yang berlaku," ujar Alimsyah.

Ia menambahkan, pembinaan kearsipan sudah dilaksanakan pihaknya ke beberapa OPD dalam dua tahun terakhir.

• Pemkab Aceh Barat Kerjasama dengan FISIP UIN Ar-Raniry Benahi Arsip Gampong

Di antaranya BPKK, Bappeda, Dinas Perhubungan, Dinas Koperasi UKM dan Perdagangan, Bidang Pemerintahan Sekretariat Daerah, dan DisdukCapil Kota Banda Aceh.

"Kami berharap, selanjutnya pembinaan ini akan diikuti oleh OPD lainnya, sehingga terwujudnya Banda Aceh yang lebih tertib arsip sesuai kaedah kearispan," katanya.

Terhadap arsip statis yang sudah berusia antara 10 sampai 15 tahun, ungkap Alimsyah, akan dimusnahkan, setelah sebelumnya diteliti mana arsip yang akan dimusnahkan dan yang akan dipermanenkan.